Avec la multiplication des besoins en logiciels, les entreprises sont régulièrement confrontées à un choix entre un progiciel (logiciel existant sur le marché) ou un logiciel sur mesure.
Dans cet article vous trouverez les points clés et les points de vigilance afin de prendre la meilleure décision.
Méthodologie de prise de décision
1- Établir un cahier des charges précis des besoins fonctionnels
Il s’agit tout simplement d’établir la liste la plus détaillée possible des fonctionnalités attendues. Pensez également à y inclure l’intégration de cette nouvelle application au reste de votre système d’information (par API). Par exemple, si vous avez un logiciel spécifique de vente, les factures et avoirs doivent être automatiquement transférés à votre progiciel comptable.
2- Créer une grille d’évaluation des progiciels
À partir du cahier des charges, créez une grille d’évaluation des progiciels : la grille reprend tous les besoins du cahier des charges, éventuellement pondérés en fonction de l’importance du besoin.
Cette grille d’évaluation permettra d’évaluer et comparer objectivement les progiciels qui vous seront proposés, et d’éviter ainsi les biais cognitifs, la focalisation sur certains besoins, ou tout simplement des oublis.
3- Évaluez les progiciels, logiciels libres, solutions SaaS, à l’aide de la grille d’évaluation
À l’aide de la grille d’évaluation, attribuez une note aux progiciels du marché.
S’il existe un logiciel qui répond à une grande majorité des besoins, vérifiez également les points suivants :
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- Le logiciel est-il de conception moderne ? (client léger, existence d’API, fréquence des mises à jour mineures et majeures, mode SaaS, etc.)
- L’éditeur est-il pérenne ? (risque de défaillance)
- Les technologies utilisées par la solution sont-elles récentes et éprouvées ?
- La solution est-elle correctement sécurisée ?
- Dans le cas d’un logiciel « SaaS » :
- L’éditeur assure-t-il la continuité de service et les sauvegardes ?
- Êtes-vous bien propriétaire de vos données ?
- Pouvez-vous facilement exporter toutes vos données ?
Si la solution répond positivement à ces points, elle constituera certainement un meilleur choix que le développement sur mesure : cela vous coûtera bien moins cher et vous éviterez les risques inhérents au développement logiciel (qui seront toujours bien supérieurs à la mise en œuvre d’un progiciel).
Le développement sur mesure: dans quels cas et points de vigilance
Dans quels cas faut-il envisager le développement sur mesure?
Le développement spécifique est envisageable lorsqu’une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies :
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- Il n’existe aucun logiciel qui répond à la majorité de vos besoins fonctionnels.
- Une solution spécifique vous permettra de créer, maintenir ou développer un avantage concurrentiel.
- Vous pensez qu’il existe une opportunité de commercialisation du logiciel développé.
Toutefois, il est important de garder à l’esprit qu’un projet de développement spécifique est un investissement sur le moyen/long terme. D’ailleurs, le coût d’un logiciel spécifique ne se limite pas aux coûts de développement jusqu’à la livraison du produit fini. Il est essentiel de budgéter une enveloppe annuelle consacrée à sa maintenance. Un logiciel est une machine qu’il faut entretenir, à défaut il deviendra rapidement obsolète, incompatible, insécure, etc. et votre dette technique enflera exponentiellement avec le temps. Ceci est d’ailleurs également valable pour les progiciels, mais les coûts de maintenance d’un logiciel spécifique sont supérieurs à ceux d’un progiciel (l’éditeur mutualise le coût sur son portefeuille clients). A noter que certaines technologies permettent de réduire le coût de maintenance logiciel (hébergement cloud, serverless, dockers).
Attention également à ne pas étendre sans fin les fonctionnalités de votre logiciel spécifique. Il s’agit de se concentrer sur les fonctionnalités qui apportent un vrai gain, pour le reste utilisez des progiciels ou logiciels libres que vous interfacerez avec votre application spécifique.
Négociez le coût et les conditions de la maintenance logicielle en amont
Il s’agit d’un contrat souvent appelé « Tierce Maintenance Applicative » ou TMA. Il peut être souscrit auprès du développeur ou d’un autre prestataire qui prend un engagement sur la durée afin de maintenir le logiciel en conditions opérationnelles. Le coût sur plusieurs années peut être conséquent, il est donc crucial de bien négocier la qualité de service attendue et d’être attentif aux détails des conditions.
Assurez-vous d’être propriétaire exclusif des codes source
Ce point est essentiel : vous avez payé pour le développement d’un logiciel, vous devez être propriétaire exclusif des codes source (les conditions contractuelles de nombreux prestataires stipulent pourtant l’inverse). Vous pouvez éventuellement céder la propriété au développeur en contrepartie de conditions tarifaires nettement plus favorables.
À la fin du projet, obtenez un accès à la forge logicielle qui héberge les codes source. Cela doit être noté dans le contrat de développement et vous permettra de préserver votre liberté d’action sur le logiciel si cela s’avère nécessaire.
Quel que soit votre choix entre progiciel et développement sur mesure, sachez le reconsidérer !
En effet, peu d’entreprises remettent régulièrement en question leur parc logiciel : le choix, de par l’organisation qu’il induit, crée souvent des « cultures digitales » d’entreprise (culture du « tout développement » ou la culture du « tout progiciel ») et les acteurs n’ont pas forcément intérêt à le remettre en cause. Pourtant, il est possible que certaines fonctionnalités qui vous conféraient auparavant un avantage concurrentiel existent désormais en standard dans des progiciels : il est peut-être de temps de transférer ces fonctionnalités sur un progiciel. À l’inverse, il est possible qu’un progiciel vous freine significativement dans vos process et/ou dans votre croissance. Envisagez alors un développement sur mesure pour tout ou partie des fonctionnalités nécessaires.
Il ne faut pas hésiter à challenger ses équipes, ses prestataires existants ou de nouveaux prestataires. Un audit vous apportera un nouveau regard, et permettra de faire un bilan lucide de votre parc logiciel, d’évaluer l’efficacité de vos équipes de développement, d’estimer votre dette technique, etc.
Inspirit-tech vous accompagne à chaque étape de votre projet : élaboration du cahier des charges dans le cadre de notre service assistance à la maitrise d’ouvrage, développement sur mesure de vos logiciels et applications, tierce maintenance applicative, compétences informatiques externalisées.
