Interfaçage de deux logiciels : Cas d’usage
L’interfaçage de deux logiciels peut avoir des effets bénéfiques immédiats sur la productivité de l’entreprise. Découvrez le dans cet exemple.
Problématique
L’entreprise X vend des accessoires de mode auprès d’une clientèle de magasins revendeurs, principalement des salons de coiffure et d’esthétique. Les commandes sont passées par les clients auprès du service commercial, qui doit vérifier au moment du passage de la commande que l’encours maximum du crédit client n’est pas dépassé. Si c’est le cas, les commerciaux doivent bloquer la commande tant que la situation n’est pas réglée.
Les encours sont gérés dans le logiciel comptable qui met à jour le montant en fonction des paiements réalisés par le client. Les deux logiciels sont indépendants, le service comptable doit donc mettre à jour manuellement le logiciel de gestion commerciale afin d’y indiquer le solde du client et son encours. Cette manipulation étant manuelle elle ne se fait pas en temps réel mais en fonction de la charge de travail de la comptabilité. Dans le logiciel comptable, il faut par ailleurs importer manuellement les factures clients ce qui prend du temps également.
Les commerciaux ont pris l’habitude de ne pas se fier à l’encours indiqué sur la fiche du client et le laisse donc passer ses commandes peu importe le montant indiqué. Cela entraine des tensions entre les deux services ainsi qu’une détérioration de la situation de trésorerie de l’entreprise qui peine à récupérer ses créances clients.
Solution d’interfaçage mise en place
L’interfaçage du logiciel comptable avec celui de la gestion commerciale permet de faire communiquer les deux outils en temps réel. Ainsi, dès qu’un paiement d’un client est enregistré, le montant de l’encours de crédit est mis à jour et le solde apparait sur la fiche du client dans le logiciel de gestion commerciale. Dès qu’une facture est émise, elle est automatiquement importée dans le logiciel comptable et permet également la mise à jour du solde en temps réel. Aucune action manuelle n’est nécessaire.
Avantages de la solution
La mise en place de l’interfaçage a eu plusieurs effets positifs :
- La communication entre les services commerciaux et comptables s’est nettement améliorée car elle n’est plus polluée par le problème de la mise à jour manuelle des encours client.
- Les commerciaux sont satisfaits car ils peuvent se fier à l’information qu’ils ont à l’écran et engager sereinement une discussion avec le client au moment du passage de la commande. Ils peuvent ainsi obtenir un règlement rapide du client afin de lui débloquer sa commande ce qui améliore la santé financière de l’entreprise.
- Le service comptable a gagné 15 % de son temps en diminuant les saisies manuelles. Il peut donc désormais se consacrer à d’autres taches beaucoup plus productives, notamment la relance des impayés sur les clients inactifs qui rapporte chaque mois du cash et donc améliore la trésorerie.
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